Comprendre ce qu’Ubicio fait avec vos données fait partie du produit.
Ubicio s’appuie sur des conversations de travail pour faire émerger des enseignements susceptibles d’être utiles ailleurs.
Cela suppose une exigence simple : vous devez pouvoir comprendre quels espaces sont concernés, comment les données sont traitées, quel rôle joue l’IA, comment les enseignements sont validés et ce que vous pouvez contrôler.
La transparence n’est pas une couche ajoutée autour d’Ubicio. Elle fait partie de son architecture.
Vous choisissez les espaces concernés.
Ubicio travaille uniquement à partir des espaces et canaux que votre organisation décide de connecter.
Il ne s’agit pas de donner à Ubicio un accès général à l’ensemble de vos conversations de travail.
Pour les espaces privés, la connexion nécessite un consentement explicite.
Votre organisation définit le périmètre dans lequel Ubicio peut intervenir.
Vos données sont hébergées dans l’Union européenne.
Les données traitées par Ubicio sont hébergées sur une infrastructure située dans l’Union européenne.
La localisation précise des services d’hébergement et des fournisseurs concernés est documentée dans les conditions contractuelles et les mentions légales applicables.
Ubicio est une entreprise française. Nous privilégions, lorsque cela est possible, des solutions européennes afin de conserver le plus haut niveau de souveraineté possible sur notre infrastructure et nos données.
Les données sensibles sont protégées dans l’environnement Ubicio.
Ubicio intègre des mécanismes de masquage destinés à limiter l’exposition de données sensibles au cours des traitements.
Ce masquage peut notamment être renforcé par des modèles exécutés directement sur les serveurs d’Ubicio.
Lorsque ces mécanismes permettent d’éviter l’exposition de certaines données à un service tiers, ces données ne sont pas conservées par ce service.
La protection des données fait partie du traitement lui-même, pas seulement des règles qui l’entourent.
Le rôle de l’IA est identifiable.
Ubicio utilise l’IA comme un moyen de faire émerger des enseignements potentiellement utiles à partir des conversations de travail.
Lorsqu’Ubicio propose un enseignement, celui-ci est présenté comme une proposition. Il reste distinct d’un enseignement validé par une personne.
L’IA peut également intervenir dans certains mécanismes techniques, notamment pour renforcer le masquage de données sensibles.
Ubicio ne cherche pas à faire passer une proposition générée par le système pour une conclusion validée par vos équipes.
Vos équipes gardent la main.
Les personnes que vous désignez peuvent confirmer, ajuster ou écarter chaque enseignement proposé.
Un enseignement proposé n’est donc pas automatiquement considéré comme acquis par l’organisation.
Seuls les enseignements validés peuvent ensuite être présentés lorsqu’un contexte futur les rend pertinents.
Ubicio aide à faire émerger et à remettre l’expérience en contexte. La validation appartient à votre organisation.
Ubicio s’intéresse aux situations de travail, pas à la performance des personnes.
L’objectif d’Ubicio est de comprendre ce que les situations rencontrées et les façons de faire permettent d’apprendre.
Il n’est pas conçu pour évaluer la performance individuelle, attribuer des scores aux personnes ou établir des classements entre collaborateurs.
Une difficulté rencontrée sur un projet n’est pas traitée comme une mesure de la valeur de ceux qui y ont participé.
Ce qui intéresse Ubicio, c’est ce que l’organisation peut apprendre de la situation.
Vos données restent sous votre contrôle.
Vous pouvez exporter ou supprimer vos données à tout moment.
Vous pouvez également modifier les espaces auxquels Ubicio a accès.
Si vous cessez d’utiliser Ubicio, vous pouvez récupérer ou supprimer vos données.
Aucun verrouillage.
Le RGPD constitue notre cadre de référence.
Ubicio est une entreprise française et opère dans le cadre du RGPD et du droit européen applicable.
Cela se traduit notamment par une attention portée :
- au périmètre des données traitées ;
- au contrôle des accès ;
- à la protection des données sensibles ;
- à la compréhension du rôle des différents traitements ;
- à la possibilité d’exporter et de supprimer les données ;
- à la définition claire des responsabilités entre Ubicio et l’organisation utilisatrice.
Les rôles, modalités de traitement et éventuels sous-traitants sont précisés dans la documentation contractuelle applicable.
La transparence doit aussi pouvoir devenir technique.
Voici les principaux éléments de l’architecture actuellement utilisée par Ubicio.
Cette section est tenue à jour lorsque l’architecture, les fournisseurs ou les mécanismes de protection évoluent. Nous n’y publions que des informations effectivement en place et vérifiées.
La base de données et l’authentification sont hébergées par Supabase, dans sa région Union européenne (Paris, France).
Les modèles de pseudonymisation tournent sur des serveurs Hetzner situés en Allemagne, exploités par Ubicio.
L’interface web est servie par Vercel.
Supabase : base de données et authentification.
Hetzner : serveurs des modèles de pseudonymisation.
Mistral AI (France) : analyse du contenu pseudonymisé.
Vercel : hébergement de l’interface web.
Resend : envoi des e-mails transactionnels.
Mistral AI ne reçoit que du contenu pseudonymisé : les noms sont remplacés par des jetons avant l’envoi.
La conservation zéro des données est active : Mistral AI ne conserve pas les requêtes et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles. Le traitement a lieu dans l’Union européenne.
Le contenu brut des messages est supprimé dès sa pseudonymisation, au plus tard 14 jours après réception si le traitement échoue.
Les éléments détectés sont conservés 90 jours, les messages pseudonymisés 180 jours au plus, les traces des traitements d’IA 365 jours.
Ces durées sont consultables dans l’application.
Chaque organisation est isolée des autres dans la base de données, et les droits dépendent du rôle de chacun.
L’authentification à deux facteurs est disponible.
Les actions sensibles sont enregistrées dans un journal d’activité.
L’équipe Ubicio n’accède aux données de votre organisation qu’avec une autorisation explicite de celle-ci, révocable à tout moment.
Les échanges sont chiffrés en transit et les données sont chiffrées au repos.
Le contenu des messages est en plus chiffré par l’application, avec une clé propre à chaque organisation.
Une question sur la manière dont Ubicio traite vos données ?
Si votre organisation souhaite comprendre plus précisément comment Ubicio pourrait s’intégrer à son environnement, nous pouvons regarder ensemble le périmètre d’une première mise en place, les espaces concernés, les flux de données et les contraintes propres à votre organisation.
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